Reingeniería y Rediseño de Procesos: Mejora Continua

Nos encontramos ya en el tercer paso para implementar una mejora continua de procesos: Reingeniería y Rediseño de Procesos. Hasta aquí ya sabemos que procesos “duelen más”, esos que nos generan más de un dolor de cabeza o tal vez esos que mejorando serian excelentes. Sabemos también cómo funcionan los procesos por dentro, que hacemos bien y que dejamos de hacer.
Muy bien, ahora nos toca empezar a diseñar cómo debería funcionar los procesos. Así que, lo primero a hacer es identificar si necesitamos hacer un rediseñoreingeniería o ambos. Empecemos por diferenciar los conceptos.

Reingeniería de Procesos

Vamos a hacer una Reingeniería de Procesos cuando los procesos actuales (analizados en el paso 2) no son correctos o están desfasados, es decir,  los procesos tal como funcionan hoy, deben ser descartados por completo. Entonces, el equipo a cargo tendrá el objetivo de diseñar desde cero los procesos.

Rediseño de Proceso

Estamos ante un Rediseño de Procesos cuando los procesos actuales (analizados en el paso 2) son útiles, es decir, parte de ellos tienen actividades o características positivas que se pueden reutilizar. Entonces, el equipo se encargará de diseñar la parte descartada para completar el proceso.

Aplicando la reingeniería y el rediseño

Teniendo claro la diferencia, pasamos ahora sí a aplicarla. En este paso, podrían existir dos escenarios con los que nos toparíamos al desarrollar este punto.
  1. El primero escenario, es cuando no tengo claro cómo debería funcionar mi proceso, es decir, sé que debe mejorarse, sé que hay cosas por corregir y cambiar, pero, no sé en detalle cómo hacerlo.
  2. El segundo escenario es en donde conozco cómo quiero que funcione, visualizo y tengo claro por dónde ir.

 

Paso 3: Reingenería y Rediseño de Procesos - JohanaChuquino.com

Para ambos escenarios, podemos aplicar las siguientes acciones:

  • Ten la mente abierta. Busca siempre escuchar. Muchas veces la respuesta a problemas o las mejores ideas vienen de dentro de la empresa, y a veces de quien menos nos lo esperamos. Escucha con atención toda idea, aplaude y genera la participación de todos. En conjunto siempre se logra los cambios más significativos.
  • Enseña y aprende. Sabemos que conoces el negocio y tienes experiencia, nadie duda de ello, créeme.  Por eso, un gran aporte a todo el equipo es poner tu «know-how» a favor de todos. Comparte y enseña lo que sabes, luego, deja que el equipo opine y cree nuevas ideas con ello. Tú puedes ser la chispa para el gran cambio.
  • Ten en cuenta las “Buenas prácticas”. Busca, infórmate, lee y empápate sobre las buenas prácticas que se dictan a nivel nacional y/o mundial sobre el negocio en el que estas inmerso. Algunas buenas prácticas son; las normas ISO, las certificaciones de buenas prácticas en cada área, proyectos bajo enfoque PMBOK, etc.
  • Revisa las tendencias del mercado nacional e internacional. Similar al punto anterior. Revisa cuál es la tendencia de los mercados donde trabajas, qué cambios se vienen para los próximos 5 y 10 años, cuál es el comportamiento de tu tipo de cliente en el mercado internacional, etc.
  • Conoce las leyes de cada país. Los cambios son necesarios y generan grandes oportunidades y para completar el círculo debes asegurarte de que lo que estás promoviendo este de acorde a las normas del país que se verá afectado. Muchas veces, los cambios son distintos para cada país debido a normativas. Eje. En Colombia no es necesario imprimir la guía de transportista para el traslado de mercadería, en Perú es obligatorio.
  • Recurre a un consultor experto. Busca apoyo. Si quieres mejorar el apoyo de un consultor puede hacer una gran diferencia entre tu hoy y tu mañana. Busca a alguien que conozca bien tu negocio, que tenga experiencia y lo mejor es que desarrolle contigo el plan para el rediseño, es decir, que el trabajo sea en conjunto. De esa manera el know-how se queda en casa.
  • Diseña los diagramas de flujo (TO-DO). Empieza en papel si te resulta más fácil y luego lo diseñas en un modelador de procesos (software). Esto para cada proceso a mejorar. ¿Por qué? Los flujos serán tu guía. Podrás realizar comparativos de cómo estabas versus como querías estar (lo que diseñaste) versus como estas realmente (luego del paso 4: implementación). Además cuando alguien nuevo ingrese, te será muy sencillo explicarle como funciona tu proceso.
  • Si puedes automatizar, hazlo ya. Decir que la automatización de los procesos tiene grandes beneficios es ya conocido aquí algunos ejemplos: reducción de tiempo y errores vs procesos manuales, generación de indicadores y reportes con un clic, tienes información rápida y actualizada para toma de decisiones, clientes más satisfechos e informados, crecimiento de la cartera de clientes que comunicación B2B, etc.
Como vemos, ya sea que apliquemos reingeniería o rediseño de procesos podemos usar varios métodos, metodologías y técnicas. Lo importante es que todo el equipo a cargo de la mejora y personal del/las áreas a mejorar participen de este gran paso. Ellos son los responsables de crear el futuro y los que lideran el cambio.

Resultados: ¿Qué obtengo de la reingeniería y rediseño?

El resultado de las acciones realizadas puede detonar en:

  • Documentación como planes, procedimientos y programas.
  • Acciones correctivas.
  • Las capacitaciones, temas y equipos.
  • Los indicadores, KPIs y reportes necesarios.
  • Cambio y/o desarrollo de un módulo, web o sistema (software).
  • Diagramas de flujo con el TO-BE
En muchos casos resultará diferentes alternativas de solución para mejorar un proceso, así que debe elegirse las alternativas que se irán a implementar. Cada alternativa se valora y luego se procede a votación de todo el equipo y si es necesario también a la gerencia o stakeholder.
En general, aplica las acciones que consideres necesarias. En lo particular, he podido experimentar con todas con ellas en diferentes situaciones y diferentes rubros (desde procesos logísticos, contables hasta desarrollo de software), cada una aporta un valor especial.
Para cerrar este capítulo, te invito a experimentar. Toma un área pequeña -si no quieren correr mucho riesgo- y empiecen a evaluar que se puede mejorar (paso 1 y 2). Arma un pequeño equipo que este dispuesto a generar un cambio y toma acción (paso 3), estoy segura de que quedarán sorprendidos con los resultados. Realizar la mejora no tiene porque ser aburrido, tedioso o demasiado documentario, puedes realizar cambios sencillos que generen gran impacto desde el primer día.
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2 pensamientos sobre “Reingeniería y Rediseño de Procesos: Mejora Continua”

    1. Hola Gloria
      Tanto la reingeniería o rediseño de procesos son herramientas que puedes usar. Michael Hammer considerado uno de los creadores del concepto de Reingeniería de Procesos identifica en los 90s que al existir problemas tienes la opción de construir algo de cero. Es decir, debes estar conciente primero que existen problemas (paso 1 y 2 que explico en artículos previos) y con ello decidir qué hacer. Hammer en su artículo «Trabajo de Reingeniería: No automatice, arrase», publicado por el Harvard Business Review menciona a los procesos como los factores a partir de los cuales una organización puede integrar todos sus componentes humanos y tecnológicos para funcionar como un sistema coherente y rentable. Y coloca como caso de ejemplo Ford Motor Co, en donde se dieron cuenta que tenían un problema, analizaron el problema y decidieron hacer reingeniería.
      Además de ello, puedes ver varios casos de BCG «Boston Consulting Group» sobre mejor de procesos en donde puedes identificar estas etapas.
      Espero haber respondido tu pregunta.
      Saludos

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