Equipos auto-organizados, sí funcionan

Voy a hace un alto a las definiciones sobre agile (post anterior), para hablar sobre otro tema que es mención obligatoria al hablar de agilidad y/o ágil (agile) y, es que los equipos ágiles son equipos auto-organizados. Entonces, empecemos por definir qué es un equipo ágil.

Equipo Ágil

En resumen, un equipo ágil tiene dos características: entrega valor en iteraciones cortas y son auto-organizados.

Llamemos valor a todo aquello que la empresa, organización, compañía, define al resultado que espera entregar a su cliente. Podríamos agregar, que este resultado debe ser de utilidad, aprecio, y beneficio para el cliente.

Llamemos auto-organizados a un conjunto de características que permiten a los equipos generar el valor. Ahora, entremos en el detalle de este punto.

Equipo Auto-organizado

Estas serían algunas características fundamentales de los equipos auto-organizados

  • Trabajan juntos en alcanzar un objetivo definido. Tienen claro el qué.
  • En equipo deciden el cómo van a lograr el objetivo, siempre teniendo en cuenta los límites.
  • Cada miembro del equipo se auto-organiza, es decir, se auto-lidera. No hay un jefe que te diga que hacer.
  • Cambian las veces que consideren necesario y lo que sea necesario.

Lanzaré una pregunta ¿Y el líder? ¿hay un líder en los equipos auto-organizados?

La respuesta tiene dos acepciones. Existe un liderazgo implícito en cada miembro y existe un liderazgo que puede estar en algún miembro del equipo por un periodo de tiempo y luego cambiar, según decisión y necesidades del equipo.

Suena muy bien, pero, ¿qué tan real es esto? ¿realmente existen equipos ágiles trabajan de forma auto-organizada? Sí, existen. No son mitos. Sin embargo, por lo que he experimentado observando equipos y participando en ellos, es que los equipos que logran esto tienen personas con una serie de características tales como:

  • Madurez para trabajar en apertura y con respeto.
  • Piden y dan feedback. Trabajan en una cultura feedback continuo, que les permita mejorar y adaptar.
  • Los individualismos quedan de lado. Cada uno brilla sin opacar al resto, poniendo siempre foco en que lo importante es el equipo.
  • Comparten conocimiento y experiencia en todo momento.
  • Son transparentes, piden apoyo y dan apoyo.

Explicado los conceptos básicos, voy a colocar un ejemplo fuera del mundo agile, que busca validar que estos conceptos se pueden usar en cualquier equipo de trabajo, además de romper un “mito” más: Las mujeres no se organizan.

Ejemplo equipo auto-organizado

Hace exactamente una semana (el pasado 09/03/19) se llevó a cabo el evento “Women’s Day, por más mujeres en tecnología”. Un evento que albergó a 150 mujeres, organizado por 5 comunidades representadas por 13 mujeres y que tuvo la participación un total de 25 comunidades, brindando talleres o charlas en diversos temas de tecnología.

¿Cómo empezó todo?

Iniciamos siendo 8 mujeres, en el camino se quedaron algunas y se sumaron otras, terminando siendo 13 las constantes. Cabe mencionar, que no todas nos conocíamos, ni siquiera nos habíamos visto antes, además, súmale que tenemos diversas edades y especialidades.

Equipo Organizador Women’s Day

Definición de propósito, objetivo e indicadores

En la segunda reunión, logramos definir nuestro propósito: “Impactar e inspirar a las mujeres del Perú en incorporarse al mundo tecnológico”. Con esto, tocaba definir nuestro el objetivo del evento: “mostrar que hoy existen muchas mujeres trabajando en diversas áreas de la tecnología”. Y, por último, definimos cómo íbamos a saber si este evento, iba a ser éxito o no. Para esto definimos dos indicadores: “Recibir a 150 mujeres de Lima” y “la mayor cantidad de participación de diversas comunidades en los talleres y charlas que nos alcancen en el horario”.

Mínimo viable

Queríamos dar todo. Sin embargo, nos tocó planificar qué era lo mínimo que generaba valor, poniéndonos en los escenarios: No hay sponsor y si hay sponsor. Y en base a eso, se hicieron las compras, coordinaciones y demás.

Terminando esto, nos tocaba formar sub-equipos con ownership total para cada punto que necesitábamos trabajar, es decir, nos toca formar equipos auto-organizados.

Sub-Equipos empoderados

La primera división fue en Sponsor, Programa, Diseño & Redes y Comunidades. Cada sub equipo tenía una cantidad de mujeres, que por decisión propia escogió donde estar. Internamente nos reuníamos para cumplir con objetivos de cada sub equipo con miras al objetivo general.

Cada sub-equipo tomaba las decisiones que consideraba necesarias. Si tenía dudas, las pregunta al chat que teníamos todas, las que leíamos respondíamos y con eso se tomaba decisiones.

Liderazgo

Conforme se aceraba la fecha, por momentos, sentíamos que no llegábamos como lo habíamos planificado. La logística y las finanzas son cosas que nos pusieron en aprietos más de una vez. Sin embargo, por decisión propia, cada una tomaba el liderazgo de algo puntual para cumplir con el objetivo general, independiente del sub-equipo al que este.

Además, a más de una nos tocó, ya sea por experiencia o por responsabilidad, tomar prestado el rol de liderazgo del evento para alguna directiva, mención o para realinearnos (enfocarnos).  

Resultado

Tuvimos charlas de impacto que enamoraron. Mujeres desde todas las edades, de 21 años a más, contando su historia de cómo ingresaron, qué aprendieron y cómo están viviendo en el fascinante de la tecnología.

Tuvimos feedbacks super positivos. Muchos post, publicaciones, agradecimientos, de mujeres queriendo sumarse a las diversas comunidades, queriendo organizar el siguiente evento.

Emoción desbordante. Logramos cumplir con el propósito y con los objetivos, divirtiéndonos y felices.

Particularme, mi corazón latía más fuerte que mi voz y mis pies.

Foto del cierre del evento Wome’s Day

Aprendizajes

Muchos. Desde mi punto de vista, por momento –al inicio- había tensión y algunas veces entrabamos en bucle en un tema específico. Un comentario podía ser tomado de manera personal o un comentario se decía el tino necesario. Conforme pasaban los días, íbamos entrando en confianza y fuimos generando empatia y apertura. Conforme trabajábamos juntas, nos auto-organizamos.

Nos vemos en el siguiente post.

Johana Chuquino

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